Электроэнергетический холдинг, в котором работают тысячи человек, состоит из нескольких предприятий, находящихся в разных частях страны. Из-за удаленности заводов и большого количества персонала у менеджмента компании регулярно возникали трудности.

Начальники подразделений на местах вручную распределяли задачи и контролировали их исполнение, что приводило к ошибкам в учете трудозатрат, простоям или, напротив, нехватке сотрудников. Руководству было сложно следить за реальным ходом работ, а работники не всегда были заинтересованы передавать достоверную информацию.

Спецодежду закупали массово, без индивидуального подхода, что приводило к излишкам. Системного контроля за спецсредствами не было — они быстро изнашивались, выходили из строя, случались и хищения.

Размеры часто не подходили, средств индивидуальной защиты не хватало, что вызывало недовольство рабочих.

«Ручной» подход был в управлении HR-процессами. Из-за этого новые сотрудники дольше обучались и адаптировались, что увеличивало стоимость их найма.

Планирование и мониторинг персонала. Теперь план работы для каждого завода или цеха автоматически разбивается на более мелкие задачи для отдельных бригад и сотрудников. У каждой задачи появляется своя техкарта — документ, в котором прописаны все операции. Например, в техкарте по ремонту насоса указан набор действий: извлечь сломанную деталь, установить новую и так далее. Для каждой операции система автоматически назначает исполнителей и определяет необходимое время. Система сама понимает, сколько человек необходимо, и распределяет их. Задачи приходят прямо на смартфоны, там же сотрудники указывают их статус. ПО позволяет видеть загруженность каждого человека и есть ли у него проблемы (задержки) с выполнением каких-то поручений. Кроме того, зарплата и премии теперь тоже зависят от выполненных задач, что заметно повышает мотивацию.

Новый подход к учету спецодежды. Система позволила увидеть точный «портрет» каждого сотрудника: какие задачи он выполняет и какие спецсредства ему необходимы. На основе этого формируют оптимальные планы закупок. Кстати, сами сотрудники тоже участвуют в выборе спецодежды, например голосуют за производителей обуви и средств спецзащиты.

Аутсорсинг склада спецодежды. Склад передали в управление Ростелекомy: специалисты компании берут на себя учет, выдачу, хранение, глажку, стирку, утилизацию. Это избавило от хищений и увеличило срок службы спецодежды. Кроме того, такой подход позволил постепенно перейти к применению цифровых средств спецодежды.

Автоматизированный подбор персонала. Теперь вакансии быстро согласовываются в режиме онлайн, система сама находит соискателей из базы с нужными компетенциями. Иногда проблема найма решается внутренним перераспределением сотрудников, что в еще большей степени ускоряет процессы.